Sicherheitslücke in Word für Windows

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Die Software Microsoft Office-ist derzeit einem groß angelegten Angriffs durch Malware und Viren ausgesetzt. Wie IT-Techniker des US- amerikanischen Security- Dienstleisters Proofpoint gemedet haben, sind globale mehrere Millionen Anwender der Textverarbietungs-Software „Windows“ (Word für Windows von Microsoft) mit ihren Windows PCs und Servern betroffen. Die Hacker fahren offenbar gerade massiv gegen die erst am vergangenen Wochenende aufgedeckte Lücke in der Software regelrechte  Angriffs-Wellen mit bösartiger Schadsoftware.

Microsoft Word: Dokument im RTF Format verbreitet -Trojaner Dridex

Die Hacker versuchen offenbar, über eine sehr breit angelegte Aussendung von Spam (Mails mit infizierten Anhängen)-den Banking-Trojaner Dridex auf die Computer und Server von Anwendern und Firmen zu platzieren. Die verschickten E-Mails weisen als Anhang ein bösartiges Word-Dokument im so genannten RTF-DateiFormat (Rich Text Format) auf. Die IT-Spezialisten berichteten weiter , dass ein Öffnen der verschickten und infizierten Anhänge bereits dazu führt, dass der Computer des Anwenders infiziert wird. Word für Windows weist zwar mit einer Warnung auf den potenziell gefährlichen Link hin. Zu diesem Zeitpunkt ist der Computer (egal ob Server, Laptop oder PC) aber in der Regel bereits infiziert.

Der Software-Hersteller Microsoft hat die Lücke in seiner Software am 11.04.2017 gegen 19.20 europäischer Ortszeit  geschlossen. Die betroffenen Anwender dürfen die besagten Spam-Mails in jedem Fall nicht öffnen. Wir empfehlen allen Anwendern von Windows und Word für Windows den von Microsoft als kritisch ingestuften Update schnellstmöglich installieren zu lassen.

Hinweis: Für Kunden der astiga GmbH mit gebuchtem Update Service sowie Kunden mit Managed Services Verträgen ist diese Dienstleistung kostenfrei.

Ebenfalls raten wir grundsätzlich allen Anwendern auf Windows PCs ihre Antivirus-Software mehrmals täglich zu aktualisieren.

 

Die besten Programme für kostenlose Bildbearbeitung

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Kostenlose Bildbearbeitung

Wer gerne seine Bilder und Fotos bearbeitet, muss nicht immer auf die teuren Bearbeitungsprogramme wie Photoshop und Co. zurückgreifen. Die Anschaffung eines Profiprogramms ist meistens mit hohen Anschaffungskosten verbunden und daher für den normalen Hausgebrauch eher überflüssig. Außerdem erfordern diese Programme oftmals Vorkenntnisse oder eine lange Einarbeitungsphase um Bilder entsprechend zu bearbeiten. Im Internet findet man deshalb viele kostenlose Bildbearbeitungsprogramme, die vor allem für Einsteiger die nötigen Basisfunktionen und einige Extras mitbringen. Wir haben Ihnen die besten kostenlosen Produkte und Tools herausgesucht mit denen Sie problemlos Ihre Bilder schneiden, komprimieren und optisch aufbessern können. Die störenden roten Augen sind somit in Nullkommanichts entfernt und ungewollte Gegenstände sofort wegretuschiert.

Bildbearbeitung für Kreative

Das Bildbearbeitungsprogramm Ashampoo Photo Comander Free ist eine kostenlose Bildbearbeitungssoftware für alle, die gerne Ihre Fotos und Bilder auf eine kreative Weise gestalten. Vor allem für Einsteiger ist diese Software auf Grund ihrer leichten Bedienbarkeit optimal. Das Programm bringt die klassischen Funktionen eines Bildbearbeitungsprogramms mit, so dass Sie Ihre Bilder und Fotos optimieren und Fehler ausbessern können. Rote Augen können korrigiert werden, die Farbzusammensetzung geändert oder der Kontrast angepasst werden. Viele Bildeffekte verhelfen Ihren Bildern zu neuem Glanz, sodass Ihre Bilder noch aussagekräftiger werden.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit aus Ihren Bildern Grußkarten, Foto-Kalender, Fotoalben oder Collagen mit 3D-Effekt zu erstellen. Wer also gerne eigene Fotos oder Bilder verschenkt hat mit Ashampoo Photo Comander eine gute Alternative zu vielen Online-Anbietern gefunden, die oftmals nicht mehr Funktionen zu bieten haben.  Auch kleine Diashows mit Musikunterlegung sind mit dem Ashampoo Photo Commander kein Problem.

Die übersichtliche Darstellung des Programms ermöglicht Ihnen außerdem die optimale Verwaltung Ihrer Bilder. Diese können direkt in die entsprechenden Ordner sortiert, von der Kamera importiert oder auf CD und DVD gebrannt werden.

Die Alternative zu Photoshop und Co.

Die Bildbearbeitungssoftware Gimp (GNU Image Manipulation Programm)  ist eine gute Alternative zum altbekannten Photoshop und daher vor allem für erfahrene Nutzer sehr gut handhabbar. Das Programm verfügt über alle nötigen Funktionen, die die Anforderungen der professionellen Bildbearbeitung erfüllen und ist mit seinen über 100 Plugins frei erweiterbar. Mit den zahlreichen Filtern und Werkzeugen bearbeiten Sie Ihre Bilder nach Ihren persönlichen Vorstellungen. Kontraste sind schnell und einfach angepasst und ungewollte oder störende Objekte retuschiert. Die Arbeit in unterschiedlichen Ebenen ermöglicht es Ihnen zusätzlich separate Bereiche Ihrer Bilder zu bearbeiten. Mit wenigen Klicks schneiden Sie Bereiche aus oder stellen sie frei. Wer Schwierigkeiten mit dem Umgang des Programms hat und noch keine Erfahrung im Arbeiten mit verschiedenen Ebenen hat, kann sich entsprechende Youtube Videos dazu ansehen.

Die Software ist erhältlich für Windows, Linux und Mac OS X und unterstützt unter anderem auch das von Photoshop verwendete 8BF-Format.

Klassisch Bildbearbeiten

Paint.NET ist ein sehr zu empfehlendes Bildbearbeitungsprogramm mit vielen hilfreichen Funktionen. Die Software wurde als kostenloser Ersatz für MS Paint von Microsoft an der Washington State University entwickelt. Es verfügt über eine übersichtliche Bearbeitungsoberfläche und bieten seinem Nutzer viele zusätzliche Features, die sonst nur bezahlpflichtige Softwares zur Verfügung stellen. Die Bearbeitung von Fotos und Bildern ist mit den leicht bedienbaren Grafikwerkzeugen und den zahlreichen Effekten kein Problem. Auch hier ist die Möglichkeit geben auf unterschiedlichen Ebenen an einem Objekt zu arbeiten, die die Bearbeitung von einzelnen Bereichen erheblich erleichtern. Zudem bietet das System eine große Auswahl an Plugins, zur beliebigen Erweiterung des Programmes. Leider ist aber die Bearbeitung aller Formate nicht mit dem Programm möglich. Daher sind diverse Plugins nötig, die die entsprechenden Formate unterstützen. Mit Paint.NET PSD Plugin können z.B. auch Photoshop-Dateien geöffnet werden.

Kein Ärger mehr mit zu großen Bilddateien

Mit „Der grandiose Bildverkleinerer“ –und ja, das Programm heißt wirklich so- haben Sie kein Problem mehr beim Verschicken und Hochladen von zu großen Bilddateien. Das Programm ermöglicht es Ihnen Ihre Digicam-Bilder auf die gewünschte Pixelgröße zu verkleinern und zu vergrößern. Sie geben lediglich die nötige Bildgröße ein und das Programm rechnet Ihnen Ihre Bilder in die richtige Größe um. Praktischerweise ist es sogar möglich diese Funktion ordnerweise zu nutzen, d.h. dass Sie nicht jedes Bild einzeln komprimieren müssen, sondern vollautomatisch Ihr gesamter Bilderordner in die richtige Größe umgewandelt werden kann.

Für das Programm ist keine Installation nötig, sodass Sie es sogar in eine USB-Stick packen können und immer dabei haben.

Tiny Pic

Eine ähnliche Software ist TinyPic. Damit haben Sie die Möglichkeit Bilder und Fotos zu verkleinern ohne viel an Qualität verlieren. Ganz einfach per Drag&Drop können Sie Ihr gewünschtes Bild in die Bedieneroberfläche ziehen, wo es dann in die richtige Dateigröße umgewandelt wird. Sehr hilfreich ist dabei die Bildvorschau, mit der Sie nachvollziehen können, ob die Verkleinerung eines Bildes geglückt ist.

Inkscape

Mit dem Zeichenprogramm Inkscape können Sie Ihrer Kreativität freien Lauf lassen und sich im Entwerfen von Logos, Postern und Bannern üben. Das Vektor-Grafikprogramm arbeitet mit dem SVG-Dateiformat, ist aber auch kompatibel mit EPS-, JPG-, PNG-, Postscript-, TIF und BMP-Bildern und exportiert zudem in PNG und andere vektorbasierte Dateiformate. Das Programm hat ein breites Spektrum an Werkzeugen zu bieten, neben den üblichen Funktionen wie Farbeinstellungen, Schneidefunktion und Formzeichnungen haben Sie die Möglichkeit, Ihre Objekte zu klonen, zu vereinigen und zu kombinieren. Das Programm unterstützt zusätzlich die Arbeit mit Pfaden, pfadgebunde Texte, Bitmaptracing und vieles mehr. Mit seinen vielen Funktionen ist Inkscape ein wirklicher Konkurrent zu den „großen“ bezahlpflichtigen Programmen wie Adobe Illustrator, Freehand oder CorelDraw.

Magix Foto Designer

Die Software Magix Foto Designer ist gerade für Anfänger eine gute Möglichkeit sich an die Vielfalt der Bildbearbeitung heran zu tasten. Die Bedieneroberfläche des Programms ist sehr übersichtlich und leicht verständlich, sodass man ohne Vorkenntnisse gleich losstarten kann. Mit wenigen Klicks können Sie Ihre Bilder spiegeln, schneiden und retuschieren. Zahlreiche Effekte und Filter stehen Ihnen dabei zur Verfügung, mit denen Sie Ihren Bildern den besonderen Touch geben und kleine Makel ausbessern können. Besonders beliebt sind die Funktion der Fotomontage und der Panorama-Ansicht, mit der Sie das Beste aus Ihren Bildern herausholen.

Die gesamte Software ist sieben Tage lang kostenlos als Testversion verfügbar. Danach ist zwar eine Registrierung für die weitere Nutzung notwendig, jedoch ist das Programm weiterhin kostenlos nutzbar. Wer möchte kann sich auch die bezahlpflichtige Version von Magix Foto Designer holen, die viele weitere Features zur professionellen Bildbearbeitung enthält. Für den alltäglichen Gebrauch reicht aber auch die Freeware vollkommen aus. Mit Magix Foto Designer haben Sie keine Einschränkungen bei der Verwendung von unterschiedlichen Dateiformaten. Alle gängigen Formate sind speicher- und editierbar. Zu empfehlen ist die aktuelle Version 7 mit der Sie zudem ungewollte oder störende Objekte unbemerkt entfernen können.

Wenns einmal schnell gehen soll

Wer auf die Schnelle seine Bilder bearbeiten möchte, der ist mit Pixlr gut gelegen. Das Programm ist als Downloadversion als auch als Web-App verfügbar und direkt im Browser anzuwenden. Es ist kein nerviger Registrierungsprozess notwendig und damit optimal, wenn es einmal schnell gehen soll. Mit dem Programm haben Sie all die üblichen Funktionen wie Schneiden oder Farbkorrektur und peppen außerdem mit den zahlreichen Effekten Ihre Bilder auf. Die Bedieneroberfläche von Pixlr erinnert an die von Photoshop, jedoch sind die zur Verfügung stehenden Funktionen nicht so stark ausgeprägt wie bei dem Profi-Exemplar. Für langfristige Verwendung von Pixrl ist die Web-App auf jedenfalls zu empfehlen, da sie im Gegensatz zur Freeware deutlich mehr Funktionen bereitstellt.

 

 

Bilder wie Picasso mit Picasa

Picasa ist eine Gratis-Software von Google, mit der Sie Ihre Bilder auf einfache Weise bearbeiten. Mit den Basic-Funktionen haben Sie z.B. die Möglichkeit Bildbereiche zu entfernen oder zu  retuschieren. Sobald Sie Ihre Digital-Kamera am Computer angeschlossen haben, können Sie Ihre Bilder mit einen Klick in das Programm übernehmen. Bilder und Videos werden dann automatisch geordnet und auf Ihrer Festplatte nach Aufnahmedatum gespeichert. Bearbeitete Bilder können Sie direkt ausdrucken, exportieren oder Abzüge und Foto-CDs erstellen. Mit der „Face-Movie“-Funktion haben Sie sogar die Möglichkeit aus Ihren Fotos einen kleinen Film mit hinterlegter Musik zu erstellen. Über eine Gesichtserkennung kann das Programm die von Ihnen ausgesuchten Bilder so übereinanderlegen, dass ein kleines Video entsteht.

Photoscape

Diese Software ist für alle Hobbyfotografen genau das richtige. Die einfach zu bedienenden Oberfläche von Photoscape macht es Ihnen möglich Ihre Fotos zu verwalten, bearbeiten und zu betrachten. Mit dem Programm erlangt man einen guten Überblick über alle Bilder und hat zusätzlich gleich die Möglichkeit diese direkt zu bearbeiten und zu optimieren. Mit einem schnellen Klick hat man sofort Zugriff auf die nötigen Bearbeitungswerkzeuge, um die Bilder zu schneiden, aufzuhellen, zu schärfen oder eine Weichzeichnung einzubauen. Zudem liefert Ihnen das Programm viele weitere ausgefallen Funktionen wie z.B. den Gif-Animator mit dem Sie Ihre eigenen kleinen Gifs erstellen können. Mit der aktuellen Version 3.7 erhalten Sie zudem neue Filter und Bearbeitungsfunktionen, die Ihren Bildern noch mehr Pepp verleihen.

Coole Designs und ausgefallene Grafiken

Screenshot von CanvaMit dem Online-Dienst Canva kreieren Sie ausgefallene Grafik-Designs und machen aus jeden langweiligen Bild etwas ganz Besonderes. Das Webtool ist insbesondere für Einsteiger genau das Richtige um ihre Kreativität an Bildern und Fotos auszuüben. Die einfache Bedienung und das bunte Design macht es so besonders damit zu arbeiten. Ob Sie nun ein eigenes Bild hochladen oder eine bereits vorhandenen Vorlage übernehmen, bleibt Ihnen überlassen. Tausende von, Grafiken, Schriftzüge und Symbolen hübschen Ihre Design zusätzlich auf. Zudem können Sie auch für 1 $ pro Bild auf die Galerie von Canva zugreifen und dieses Bild 24 Stunden lang bearbeiten und herunterladen. Wer sich nicht ganz sicher bei seiner Bilderwahl ist kann auch vorher das Bild mit dem Wasserzeichen von Canva verwenden. Ihre fertigen Designs können Sie dann direkt als Bilddatei oder in einem PDF-Format herunterladen und für Web oder Print verwenden.

Adobe kostenlos

Wer nicht auf sein geliebtes Photoshop verzichten kann, kann sich einfach die Vollversion Photoshop CS2 herunterladen. Diese ist mittlerweile nicht mehr im Handel erhältlich und steht daher kostenlos zum Download zur Verfügung. Auch wenn das Programm bereits mehrmals überarbeitet wurde, bietet es dennoch ausreichende Werkzeuge zur Bildbearbeitung im Hausgebrauch und stellt viele Funktionen zur Verfügung, die viele andere Bildbearbeitungsprogramme nicht haben.

Ähnlich verhält es sich mit den weiteren Adobe-Produkten wie InDesign C S2 und Illustrator CS2, die ebenso beide jeweils zum kostenlosen Download zur Verfügung stehen.

Fazit

Mit diesen Programmen und Tools haben Sie nun eine große Auswahl an kostenlosen Tools die den Profiprogrammen wie Photoshop in nichts nachstehen. Natürlich bieten die Programme nicht alle Funktionen, wie ein bezahlpflichtiges Bildbearbeitungsprogramm, jedoch reichen oftmals die grundlegenden Funktionen aus, um die Bilder nach eigenen Wünschen und Vorstellungen zu bearbeiten. Sie haben nun einen Einblick darüber, welche kostenlosen Programme für die Bildbearbeitung geeignet sind und können sich daraus diese aussuchen, die für Ihre Zwecke am besten geeignet sind.

Gesund arbeiten: auch mit Smartphones, Laptops und Co.

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gesund arbeiten

Wie gesund arbeiten wir eigentlich mit Smartphones, Laptops und Tablets? Gar nicht gesund, so die letzten Studien. Durch langes Sitzen und Starren auf das Bildschirm holen wir uns nicht nur Rücken-, sondern auch Augenschmerzen. Aber wenn es nur das wäre…

 

smartphone nutzenHätten Sie gewusst, dass die falsche Haltung bei der Nutzung von Smartphones und Co unseren Körper extrem belastet? Allein die Haltung, wenn wir unseren Kopf nach vorne beugen, um auf das Smartphone oder das Tablet in der Hand zu schauen, belastet unsere Wirbelsäule mit 27 (!) Kilo. Das hat die  aktuelle Studie vom New Yorker Chirurg Kenneth Hansraj  bestätigt. Wenn wir dagegen den Kopf gerade halten, wird der Rücken nur mit vier bis fünf Kilogramm belastet. Um diese Überanstrengung zu reduzieren müssen wir also auch bei der Nutzung vom Tablet und Smartphone unbedingt auf die Haltung achten. Am besten einfach das Tablet und das Smartphone möglichst immer auf der Augenhöhe halten, damit die Belastung der Wirbelsäule minimiert werden kann.

Eine weitere Belastung, die die Nutzung von Tablets versursacht, ist die falsche Körperhaltung. Wenn wir nämlich mit dem Tablet arbeiten, halten wir es hauptsächlich nur mit einer Hand und somit wird nur eine Körperseite belastet. Auch hier gilt: Das Tablet auf der Augenhöhe halten oder am besten einfach abstellen und mit den beiden Händen bedienen.

Ein weiteres Problem sind die sogenannten RSI (Repetitive Stress Injuries), also wiederholende Stress-Verletzungen, die Gelenke, Muskeln, Sehnen und Nerven belasten. Sie entstehen häufig, wenn wir z.B. Whatsapp-Nachrichten mit zwei Daumen tippen. Das kann sogar zur Entwicklung vom Quervain-Syndrom führen, einer äußerst unangenehmen Krankheit, die die Sehnen befällt, die für die Bewegung von Daumen zuständig sind.

Für alle, die denken: Na gut, dann bleibe ich bei dem guten alten Laptop, haben wir schlechte Nachrichten. Auch Notebooks verursachen falsche Haltung und da sie meistens über kleinen Bildschirm und eine kleine Tastatur verfügen, machen sie die Arbeit nicht wirklich gesund. Wenn Sie also über längere Zeit auf dem Laptop arbeiten wollen, schaffen Sie sich unbedingt einen größeren Bildschirm, eine Tastatur und eine Maus an. Wenn Sie auch am Laptop gesund arbeiten wollen, achten Sie unbedingt auf Ihre Haltung, die genauso wie bei der Arbeit am PC sein soll und zwar Ihre Ellbogen müssen in einem 90-Grad-Winkel liegen und der Bildschirm soll sich auf Augenhöhe befinden.

 

 

richtig am Laptop arbeiten

Gesund Arbeiten: noch mehr Tipps für Ihre Gesundheit im Büro

  • Augen auf bei der Wahl vom Bürostuhl: Er sollte höhenverstellbare Armlehnen haben, so dass Sie Ihre Arme immer in einem 90 Grad Winkel halten können.
  • Denken Sie an die Pausen: Bereits eine 10-minütige Pause kann Wunder bewirken. Stehen Sie auf und machen Sie ein paar leichte Übungen oder machen Sie einfach einen kleinen Spaziergang.
  • Ihre Tastatur und Maus sollten ca. 10 Zentimeter von der Schreibtischkante entfernt sein, damit Sie sich beim Sitzen nicht nach vorne strecken müssen.
  • Der Text auf Ihrem Bildschirm muss groß genug sein. Zum Beispiel bei einem Sehabstand von 50 cm müssen die Buchstaben etwas mehr als 3 mm groß sein.

Was Sie bei Mitarbeitern im Home-Office beachten müssen

Worauf es bei der Heimarbeit ankommt

Wenn einzelne Mitarbeiter oder der Chef im Home-Office seiner Arbeit nachgeht, dann gilt es nicht nur technische Fallstricke zu beachten. Es kommt dabei auch häufig auch auf kleine Details an. Für uns war das Grund genug einmal hinter die Kulissen einer Kollegin zu schauen, die vier Tage in der Woche von Zuhause aus arbeitet.

Über die Erfahrungen nach zwölf Monaten im Home-Office berichtet die Vertriebskollegin der astiga GmbH im Interview mit Geschäftsführer Matthias Böhmichen.

Neben den formalen Anforderungen an die Heimarbeit (Ergänzung zum Arbeitsvertrag), sind natürlich auch technische Voraussetzungen und organisatorische Mindeststandards einzuhalten. Der eigentliche Heim-Arbeitsplatz sollte nach Möglichkeit vom restlichen Wohnbereich getrennt sein und sich im Zweifelsfall auch abschließen lassen. Das ist nicht nur aus Datenschutzgründen ein spannendes und vor allem relevantes Thema.
Mitarbeiter zuhause verfügen in der Regel schon über einen Internetanschluss. In jedem Fall sollte dieser mindestens zwei, besser sechs MBit Bandbreite aufweisen. Es lohnt sich hier auch im Vorfeld zu klären, ob der Arbeitgeber einen Teil der Kosten übernehmen muss oder nicht. Das erspart spätere Streitigkeiten.

Der Arbeitsplatz selbst besteht in aller Regel – genauso wie im großen Büro – aus einem PC oder einem Notebook und hat auf jeden Fall eine Tastatur und einen externen Flachbildschirm. Das ist schon aus ergonomischen Gründen Pflicht. Ob Mitarbeiter im Home-Office ein physisches Telefon oder wie in unserem Fall mit einem Softphone arbeiten, entscheidet häufig die eingesetzte Telefonanlage und ist für den praktischen Einsatz in der Regel nicht wirklich relevant.

IT-Technik Zuhause: Remote Desktop

In vielen Fällen wird auf dem PC des betroffenen Mitarbeiters Zuhause kaum noch Software installiert. In den meisten Fällen ist es sowohl praktischer als auch ökonomischer, den Kollegen daheim über eine Remote-Desktop-Lösung (früher: Terminal-Server) auf die wichtigen Programme im täglichen Gebrauch zugreifen zu lassen – das spart nicht nur Bandbreite, sondern es ist häufig auch für die IT-Administratoren die zeitsparende Lösung der Wahl. Damit hat auch hier die ressourcen-schonende Technologie der Virtualisierung Einzug gehalten.

Email und Telefon sind entscheidend

Spam Emails - eine Plage

Emails in Oitl

Letztlich ist es auch im Home-Office häufig so, dass die Nutzung von Outlook als E-Mail-Programm sowie das Telefon zu den Hauptkommunikations-Mitteln gehören. Diese müssen im Home-Office genauso störungsfrei funktionieren wie im eigentlichen Büro. Ein besonderes Augenmerk sollte man dabei auf die Sprachqualität des Telefons legen. Nur wenn die Sprache einwandfrei, ohne Verzögerung und unangenehme Nebengeräusche übertragen werden kann, hat man als Chef auch die Gewähr, dass die Kollegen im Home-Office von Kunden einwandfrei verstanden werden und letztlich ihren Job gut machen können.

Alles in allem hat sich nach unseren Erfahrungen gezeigt, dass die Arbeit im Home-Office für gut eingearbeitete Mitarbeiter wenig problematisch ist. Solange die Zugehörigkeit des Mitarbeiters zum eigentlichen Kernteam und zum Beispiel über die regelmäßige Teilnahme an Meetings gewahrt ist, ist das Arbeiten im Home-Office heute kein Hexenwerk mehr.

Dennoch sollte man als Auftraggeber auch darauf achten, dass die Daten auch Zuhause gesichert werden um sie im Schadensfall schnell wieder herstellen zu können.

Woraus Sie außerdem bei der täglichen Arbeit im Home-Office achten sollten, beschreibt Geschäftsführer Matthias Böhmichen in seinem Blog.

Mit Quicksteps Outlook effektiver nutzen

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Email

Wie Sie Outlook noch besser einsetzen und damit produktiver werden.

Die E-Mail, Kalender und Kontaktverwaltungssoftware Outlook für Windows oder Macintosh ist für die allermeisten von uns das am häufigsten und am meisten benutzte Software-Produkt im Berufsalltag. Wir erhalten E-Mails, führen unseren Kalender und verwalten die Kontaktdaten von unseren Ansprechpartnern bzw. Kunden sowie Lieferanten darin. Sofern man regelmäßig mit Outlook arbeitet, kann man damit den Büroalltag gut organisieren.

Leider fallen auch immer wieder die gleichen Routinetätigkeiten an wie etwa das Verschieben von gelesenen E-Mails oder das Verwalten von Terminen in Aufgaben. Für genau diesen Fall hat Microsoft innerhalb von Outlook die so genannten Quicksteps vorgesehen. Hier können Sie mit wenigenHandgriffen kurze Folgen von Aktionen bzw. Befehlen zusammenstellen und anschließend über die Menü-Leiste schnell anwenden.

So erstellen Sie einen Quickstep in Outlook:

Outlook Quickstep einrichten

Outlook Quickstep einrichten

Für unser Beispiel wollen wir eine E-Mail als gelesen markieren und anschließend automatisch in einen vorher festgelegten Ordner verschieben. Markieren Sie für zunächst ein Element in Outlook z.B. eine E-Mail die Sie gerade erhalten haben. Nun klicken Sie oben in der Outlook-Leiste auf „Quickstep neu erstellen“. Anschließend öffnet sich das Dialogfenster, in dem sie aufgefordert werden festzulegen, was jetzt konkret mit dem Element getan werden soll.

Zunächst einmal geben Sie dem Quickstep einen Namen. Hier bietet es sich an, einen „sprechenden Namen“ zu vergeben, damit sie später die unterschiedlichen Quicksteps auch gut voneinander unterscheiden können und nicht versehentlich eine falsche Aktion ausführen. Wir nennen in unserem Beispiel den Quickstep „ins Archiv verschieben“.

Im Anschluss daran legen Sie die eigentliche Reihenfolge der Befehle für Outlook fest. In unserem Fall wählen Sie den Ordner aus, in den die E-Mail verschoben werden soll. Nach dem Klick auf O.K. sind sie auch schon fast fertig.

Sie könnten an dieser Stelle außerdem noch definieren, ob Sie diese E-Mail dann als gelesen markieren möchten oder etwa mit einer bestimmten Farbe innerhalb der Kategorien versehen wollen.

Ebenso ist es möglich eine bestimmte Tastenkombination für diesen Quickstep zu vergeben, so dass sie diese Aktion auch ohne die Bedienung der Maus durchführen können.

So verwenden Sie den Quickstep

Qutlook Quickstep bearbeiten

Qutlook Quickstep bearbeiten

Nachdem sie ihren Quickstep abgespeichert haben, testen sie ihn anschließend. Dazu markieren Sie die E-Mail, die wir gerade im Beispiel verwendet haben und klicken oben links in der Box Quicksteps auf diesen gerade erstellten Quickstep.

Mit Hilfe der festgelegten Abfolge von Befehlen, sollte sich die E-Mail nun still und leise in dem von Ihnen vorgegebenen Ordner verabschieden und aus dem Posteingang verschwunden sein. Diesen Quickstep können Sie nun auf jede andere E-Mail anwenden und sparen entweder mit einer festgelegten Tastenkombination oder einem einzigen Klick ein klein wenig Zeit.

Hinweis: Sie können den Quicksteps die Tastenkombination „Steuerung-Umschalten-Zahl“ verwenden. Dabei entspricht „Zahl“ den Ziffern 1 – 9.

Grundsätzlich sind mit Quicksteps auch längere und komplexere Abläufe darstellbar.Sie können nicht nur Nachrichten sofort löschen, sondern E-Mails direkt kennzeichnen, sie kategorisieren oder mit einer entsprechenden Eintrag im Kalender versehen

Effizienter mit Quicksteps – das bringt es

Auch wenn Sie mit einem einzelne Quickstep in Outlook pro Klick nur eine oder zwei Sekunden Zeit sparen, so summiert sich dies im Laufe ihrer nächsten Arbeitstage, dass sich ein einmal eingerichteter Quickstep meist schon nach wenigen Tagen „amortisiert“. Außerdem hilft er Ihnen sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren und keine Zeit mit langweiligen Tätigkeiten zu verlieren.

 

Denn mal ehrlich: wer möchte schon gerne immer wieder die gleichen routinemäßigen Aktionen durchführen wie etwa das Verschieben einer gelesenen E-Mails in einen bestimmten Ordner oder das kombinierte Ausdrucken und anschließende Archivieren des Posteingangs.

In diesem Sinne: Werden Sie noch effizienter. Die Quicksteps von Outlook sind dazu ein gut funktionierendes Hilfsmittel. Wenn Sie  Outlook auch auf Ihrem Smartphone mit Android einsetzen wollen, dann ist dieser Beitrag ebenfalls interessant für Sie.