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Was ist Opensource?

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Open Source Software – auch für Unternehmen eine echte Alternative

Der Einsatz einer neuen Software bietet neben den Chancen, die ein neues Werkzeug mit sich bringt, auch zahlreiche Risiken. Denn neben der Einarbeitungszeit der Mitarbeiter, die in der betriebswirtschaftlichen Rechnung nicht fehlen darf, sind es eben auch die Kosten für die Anschaffung von Lizenzen und die laufende Wartung der Software selbst, die deutlich zu Buche schlagen. Hier kann Opensource Software helfen.

Teile der Kosten einer Software-Einführung lassen sich jedoch bereits im Vorhinein verhindern. Der Einsatz von Open Source Software senkt die Anschaffungskosten bzw. Lizenzkosten für Unternehmens-Software im Vorfeld praktisch auf null und ein Teil der Wartung erledigt durch die Opensource Community bereits von selbst. Doch was ist Opensource Software eigentlich – und worauf lässt sich ein Unternehmen ein, das solche Software verwendet?

Wie die Idee zu Opensource entstand

Das Logo der ersten OpenSource Software: Netscape

Das Logo der ersten OpenSource Software: Netscape

Open Source ist bei Software ein inzwischen gut 20 Jahre altes und sehr bewährtes Konzept. Damals stellte das Unternehmen Netscape sämtlichen Quellcode seines Browsers „Netscape“ öffentlich zur Verfügung. Grund hierfür war, dass der direkte Konkurrent Microsoft diesen inzwischen weitgehend vom Markt verdrängt hatte. Durch die Veröffentlichung gelang eine stetige Weiterentwicklung – der erfolgreiche Browser Mozilla Firefox basiert auf dem Quellcode von Netscape.

Schnell wurde deutlich, dass es sowohl Entwicklern als auch Nutzern enorme Vorteile bringen kann, wenn eine Software nicht nur von einem einzigen Unternehmen erdacht und umgesetzt wird. Waren bis dahin vor allem proprietäre Systeme im Einsatz, gerieten diese doch aufgrund der fortschreitenden Komplexität der IT immer wieder an ihre Grenzen. Die weitere Verbreitung der Idee von Open Source übernahm die Open Source initiative (OSI), die unter anderem vom Gründer des gleichnamigen Fachbuchverlags, Tim O’Reilly übernommen wurde.

Was Open Source Software ausmacht

Unabhängig davon, welchem Zweck eine Open Source Software dient, erfüllt sie immer drei grundsätzliche Standards:

– Der gesamte Quellcode der Software ist frei zugänglich und liegt in einer für Menschen lesbaren Form vor;

– Nutzung, Verbreitung und das Kopieren der Software unterliegen keinen Beschränkungen;

– Eine Veränderung der Software und die Verbreitung der veränderten Version ist ebenfalls gestattet;

Durch diese grundlegenden Gemeinsamkeiten entstehen deutliche Vorteile bei der Verwendung von Open Source Software. Zunächst ist es für zahlreiche Programmierer möglich, sich bis ins Detail mit einer Software zu befassen. Dadurch wird ihnen ermöglicht, die Software nicht nur in vollem Umfang zu verstehen, sondern sie auch um weitere wichtige Funktionen zu erweitern und diese Verbesserungen zu verbreiten. Somit steigt der Nutzwert einer Software deutlich an, ebenso ihre Akzeptanz bei privaten Anwendern und in der Wirtschaft.

 

Wie Open Source Software weiterentwickelt wird

Sowohl der Stand der Technik als auch die Ansprüche der Unternehmen an eine Software ändern sich im Lauf der Zeit. Damit eine kontinuierliche Weiterentwicklung von Open Source Software gewährleistet ist, sind hierfür spezielle Entwicklungsbibliotheken entstanden. Die bekanntesten „Marktplätze“ für Opensource-Software sind etwa Github und Sourceforge.

Diese Websites bieten den organisatorischen Rahmen für Software-Entwickler, um reibungslos an der Weiterentwicklung eines umfangreichen Projekts teilzunehmen. Hier werden Wissen und Ressourcen geteilt, Entwicklungsvorhaben besprochen und koordiniert und die notwendigen Ressourcen mit der Öffentlichkeit geteilt. Selbstverständlich können sich hier auch alle Interessierten über diese Programme informieren und sie herunterladen.

Eine andere Möglichkeit der Weiterentwicklung ist die spezifische Entwicklung von zusätzlichen Komponenten für ein Unternehmen. Dies ergibt immer dann Sinn, wenn die Entwicklungskosten relativ niedrig gehalten werden sollen und deswegen bereits auf ein gut funktionierendes Basis-System zurückgegriffen werden kann.

Da viele Open Source-Programme sowohl eine große Akzeptanz unter Anwendern als auch eine breite Basis von Entwicklern aufweisen können, lassen sich so recht oft problemlos maßgeschneiderte Lösungen für den eigenen (Unternehmens-)Bedarf entwickeln.

Open Source ist nicht immer kostenlos

Auch wenn der grundsätzliche Quellcode einer Open Source Software kostenfrei erhältlich ist, gilt dies selbstverständlich nicht für jede Erweiterung oder gar alle Dienstleistungen, die mit der Open Source Software in Verbindung stehen. Ein Beispiel: Eines der wichtigsten in der Wirtschaft eingesetzten Content Management Systeme ist neben dem populären WordPress das Web-CMS  Typo3. Diese Open Source Software ist mit mehreren Hunderttausend Installationen weltweit auf Webservern im Einsatz. Das Programm dient zur Erstellung und Pflege umfangreicher Websites, sowohl für den Außenauftritt von Unternehmen als auch für zahlreiche Intranets.

Da Typo3 sehr komplex und höchst variabel im Einsatz ist, werden in den nutzenden Unternehmen immer auch Mitarbeiter auf das System geschult. Diese Schulungen finden oftmals durch zertifizierte Drittanbieter statt, die für die Lehrgänge entsprechende Gebühren erheben.

Ebenfalls gibt es für unterschiedliche Anwendungszwecke des Systems zahlreiche kostenpflichtige Plugins, um eine für den eigenen Bedarf maßgeschneiderte Lösung zu erhalten. Lizenzgebühren für den Betrieb von Typo3 selbst fallen jedoch nicht an.

Fertige – wenn auch kostenpflichtige – Module für WordPress oder Typo3 können etwa auf den Markplätzen von envato erworben werden.

Ein weiterer gewichtiger Vorteil von Open Source Software ist die Unabhängigkeit von einem einzelnen Unternehmen. Denn auch wenn der ursprüngliche Anbieter die Weiterentwicklung einstellt, steht der Quellcode dennoch zur Verfügung und kann von Dritten gepflegt und erweitert werden.

Open Source ist (fast) überall

Das Logo der Opensource Software PHP

Neben dem Browser Firefox und bekannten Marktgrößen wie WordPress oder Typo3 gibt es zahlreiche weitere Bereiche in der IT, wo Open Source Software in großem Umfang zum Einsatz kommt:

– Die meisten auf Linux basierenden Betriebssysteme wie Centos, Ubuntu und Debian oder FreeBSD

– Zahlreiche Programmiersprachen wie etwa Java, Java Script, php, Ruby oder Python

– Diverse Software-Bibliotheken wie das ZendFramework (php) oder NodeJS (Javascript)

– Viele Mailserver, beispielsweise postfix, exim oder sendmail

– Viele Firewalls wie etwa pfsense basieren auf Opensource Software

– Der am häufigsten verwendete Webserver Apache ist ebenfalls Open Source

– Mit ClamAV gibt es sogar eine Opensource Antivirus Software.

– Viele Spam-Beseitigungs-Dienste basieren auf OpenSouce Produkten wie etwa SpamAssasin

AngularJS ist ein Jaascript Framework

Firmen wie der Suchmaschinen-Gigant Google setzen schon lange auf OpenSource Software – in dem sie selbst Opensource nutzen oder in dem sie in Opensource Projekten mitarbeiten bzw. diese selbt anstossen (bspw. wie Angular JS – einem Javascript Framework)

Auch der weltweite Marktführer von Betriebssystemen und Desktop-Anwendungen – Microsoft – hat inzwischen festgestellt, dass die Verwendung proprietärer, also geschlossener Software nicht der einzige Weg ist, um erstklassige Software zu produzieren und aktuell zu halten. Zwar geht Microsoft nicht so weit, die wichtigsten Komponenten seines Kerngeschäfts als Open Source zur Verfügung zu stellen – aber auch hier gibt es inzwischen Programme, die als Shared Source veröffentlicht wurden und weiterentwickelt werden können.

 

Pfsense Firewall installieren und konfigurieren

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Mit Quicksteps Outlook effektiver nutzen

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Wie Sie Outlook noch besser einsetzen und damit produktiver werden.

Die E-Mail, Kalender und Kontaktverwaltungssoftware Outlook für Windows oder Macintosh ist für die allermeisten von uns das am häufigsten und am meisten benutzte Software-Produkt im Berufsalltag. Wir erhalten E-Mails, führen unseren Kalender und verwalten die Kontaktdaten von unseren Ansprechpartnern bzw. Kunden sowie Lieferanten darin. Sofern man regelmäßig mit Outlook arbeitet, kann man damit den Büroalltag gut organisieren.

Leider fallen auch immer wieder die gleichen Routinetätigkeiten an wie etwa das Verschieben von gelesenen E-Mails oder das Verwalten von Terminen in Aufgaben. Für genau diesen Fall hat Microsoft innerhalb von Outlook die so genannten Quicksteps vorgesehen. Hier können Sie mit wenigenHandgriffen kurze Folgen von Aktionen bzw. Befehlen zusammenstellen und anschließend über die Menü-Leiste schnell anwenden.

So erstellen Sie einen Quickstep in Outlook:

Outlook Quickstep einrichten

Outlook Quickstep einrichten

Für unser Beispiel wollen wir eine E-Mail als gelesen markieren und anschließend automatisch in einen vorher festgelegten Ordner verschieben. Markieren Sie für zunächst ein Element in Outlook z.B. eine E-Mail die Sie gerade erhalten haben. Nun klicken Sie oben in der Outlook-Leiste auf „Quickstep neu erstellen“. Anschließend öffnet sich das Dialogfenster, in dem sie aufgefordert werden festzulegen, was jetzt konkret mit dem Element getan werden soll.

Zunächst einmal geben Sie dem Quickstep einen Namen. Hier bietet es sich an, einen „sprechenden Namen“ zu vergeben, damit sie später die unterschiedlichen Quicksteps auch gut voneinander unterscheiden können und nicht versehentlich eine falsche Aktion ausführen. Wir nennen in unserem Beispiel den Quickstep „ins Archiv verschieben“.

Im Anschluss daran legen Sie die eigentliche Reihenfolge der Befehle für Outlook fest. In unserem Fall wählen Sie den Ordner aus, in den die E-Mail verschoben werden soll. Nach dem Klick auf O.K. sind sie auch schon fast fertig.

Sie könnten an dieser Stelle außerdem noch definieren, ob Sie diese E-Mail dann als gelesen markieren möchten oder etwa mit einer bestimmten Farbe innerhalb der Kategorien versehen wollen.

Ebenso ist es möglich eine bestimmte Tastenkombination für diesen Quickstep zu vergeben, so dass sie diese Aktion auch ohne die Bedienung der Maus durchführen können.

So verwenden Sie den Quickstep

Qutlook Quickstep bearbeiten

Qutlook Quickstep bearbeiten

Nachdem sie ihren Quickstep abgespeichert haben, testen sie ihn anschließend. Dazu markieren Sie die E-Mail, die wir gerade im Beispiel verwendet haben und klicken oben links in der Box Quicksteps auf diesen gerade erstellten Quickstep.

Mit Hilfe der festgelegten Abfolge von Befehlen, sollte sich die E-Mail nun still und leise in dem von Ihnen vorgegebenen Ordner verabschieden und aus dem Posteingang verschwunden sein. Diesen Quickstep können Sie nun auf jede andere E-Mail anwenden und sparen entweder mit einer festgelegten Tastenkombination oder einem einzigen Klick ein klein wenig Zeit.

Hinweis: Sie können den Quicksteps die Tastenkombination „Steuerung-Umschalten-Zahl“ verwenden. Dabei entspricht „Zahl“ den Ziffern 1 – 9.

Grundsätzlich sind mit Quicksteps auch längere und komplexere Abläufe darstellbar.Sie können nicht nur Nachrichten sofort löschen, sondern E-Mails direkt kennzeichnen, sie kategorisieren oder mit einer entsprechenden Eintrag im Kalender versehen

Effizienter mit Quicksteps – das bringt es

Auch wenn Sie mit einem einzelne Quickstep in Outlook pro Klick nur eine oder zwei Sekunden Zeit sparen, so summiert sich dies im Laufe ihrer nächsten Arbeitstage, dass sich ein einmal eingerichteter Quickstep meist schon nach wenigen Tagen „amortisiert“. Außerdem hilft er Ihnen sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren und keine Zeit mit langweiligen Tätigkeiten zu verlieren.

 

Denn mal ehrlich: wer möchte schon gerne immer wieder die gleichen routinemäßigen Aktionen durchführen wie etwa das Verschieben einer gelesenen E-Mails in einen bestimmten Ordner oder das kombinierte Ausdrucken und anschließende Archivieren des Posteingangs.

In diesem Sinne: Werden Sie noch effizienter. Die Quicksteps von Outlook sind dazu ein gut funktionierendes Hilfsmittel. Wenn Sie  Outlook auch auf Ihrem Smartphone mit Android einsetzen wollen, dann ist dieser Beitrag ebenfalls interessant für Sie.

 

Outlook für Android

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Outlook wird mobil

Seit einigen Monaten gibt es im App-Store von Google für alle Smartphones Outlook für unterwegs. Damit können Sie nicht nur Ihre E-Mails von unterwegs bequem abzurufen und selbst verständlich neue Nachrichten schreiben. Nein: man kann damit auch mittlerweile prima sein Kalender führen.  Aber der Reihe nach. Die App lässt sich schnell und problemlos aus dem App-Store heraus installieren. Das ist wie gewohnt in wenigen Minuten erledigt. Danach hat man das blaue Symbol auf dem Smartphone und kann loslegen.

Beim ersten Aufruf der Anwendung wird man selbstverständlich zunächst nach dem eigenen Namen den Zugangsdaten der jeweiligen Postfach Server gefragt. Hier gilt es am Anfang eine Hürde zu nehmen, sofern man nicht bei Office 365 oder einem anderen E-Mail Provider untergebracht ist. Für alle Eigentümer und Nutzer der eigenen Exchange Installation sei gesagt, dass man auf jeden Fall die voll ausgeschriebene Domäne angeben muss. Ansonsten klappt’s nicht mit der Anmeldung.

Erste Anmeldung noch trickreich

Outlook für Android

Outlook für Android

In unserem Fall mussten wir zwei bzw. drei Versuche unternehmen, bis dann letztlich die Anmeldung funktioniert hat. Wenn das dann allerdings mal geklappt hat, dann funktioniert Outlook einwandfrei und es macht tatsächlich richtig Spaß damit zu arbeiten.

Der Posteingang kommt relativ aufgeräumter daher. Outlook versucht über den sog. Focus einige Nachrichten hervorgehoben anzuzeigen. Mit dem Klick auf den Button daneben hat man dann alle Nachrichten im Blick und hat somit die Gewähr auch unterwegs immer Up-to-date zu sein.

Der Posteingang selber verfügt über alle Dinge die man dort so typischerweise tun muss: Nachrichten weiterleiten oder E-Mails beantworten ist genauso möglich wie das Löschen einer überflüssigen E-Mail. Bei der Benutzbarkeit hat sich Microsoft mit Outlook für Android ein wenig an der Logik von Inbox von Google orientiert.

Wie bei Inbox – Wischen

Wenn man nach rechts wischt, kann man einer Mail einen entsprechenden Termin zuweisen. Nach links gewischt, wird entsprechend archiviert. Vorher muss man natürlich nur für die jeweilige Aktion ein Archivordner festlegen. Aber auch das ist schnell erledigt. Neue Nachrichten können Sie ebenso schnell erstellen, indem Sie auf den Brief mit dem „+“-Symbole oben rechts klicken. Ebenfalls eine Signatur ist leicht und einfach zu hinterlegen.

Der Kalender – etwas anders als gewohnt

Der Kalender kommt in einer etwas anderen Darstellung als auf dem Desktop-PC daher. Er ähnelt eher einer langen Folge von DIN A4 Blättern untereinander. Der eine oder andere mag sich sogar an eine Klopapier Rolle erinnert fühlen. Die sonst übliche Wochen Darstellung von mehreren Tagen nebeneinander oder der Arbeitswoche, sucht man hier vergebens. Diese Darstellung empfanden wir im Test als etwas gewöhnungsbedürftig. Ebenso ist die Art und Weise wie neue Termine angelegt werden anders im Sinne von zunächst mal nicht so intuitiv wie im Outlook für den PC oder auf dem heimischen Arbeitsplatz.

Grundsätzlich gesehen hat man mit Outlook für Android-Geräte Zugriff auf alle E-Mails in allen Verzeichnissen die man jemals in seinem Postfach angelegt hat. Dabei fiel uns aber auf, dass offensichtlich noch eine alphabetische Sortierung fehlt. Die Ordner kamen also munter durcheinander, was für die Orientierung nicht besonders hilfreich war. Hier sollten die kommenden Versionen noch verbessert werden.

 

Für die Funktionen E-Mail schreiben und darauf antworten sowie das Thema Kalender ist Outlook für Android auf dem Smartphone also eigentlich eine gute Wahl. Zumal es aktuell noch nichts kostet und auch keine Pläne von Microsoft bekannt sind, hier zukünftig einen Preis zu erheben.

Leider keine echten Kontakte

Etwas überrascht hat uns die Abwesenheit einer echten Kontaktverwaltung. Natürlich gibt es den Menüeintrag „Personen“. Dahinter verbergen sich aber lediglich die Namen und E-Mail-Adressen aller derer die in irgendeiner Form schon mal E-Mail geschrieben haben. Eine entsprechende Einstellmöglichkeit etwa für Telefonnummern oder Adressen haben wir vergeblich gesucht.

Ausblick für Outlook auf Android

Bleibt zu hoffen, dass Microsoft doch noch versteht, dass Smartphones in aller Regel eine Telefonfunktion integriert haben es schon sehr viel Sinn macht, auch gleich die Kontakte aus dem Outlook Programm heraus mit den Kontakten auf dem Smartphone synchronisieren zu können. Es bleibt also noch etwas Arbeit zu tun, bis Outlook tatsächlich erwachsen geworden ist und auch auf dem persönlichen Smartphone ein vollwertiger Begleiter sein wird.

Während die neue Outlook-App zumindest zur Zeeit kostenfrei ist, ist Outlook für den Desktop nach wie vor kostenpflichtig. Ihre IT-Berater stehen Ihnen hier für eine kurze Demonstration gerne zur Verfügung.

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