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IT-Dokumentation mit docusnap

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Netzwerk-Inventarisierung und die halb-automatische Erstellung einer IT-Dokumentation sind mit docusnap kein Hexenwerk – wenn man weiß wie es geht. Wir erläutern hier im Tutorial wie Sie mit docusnap erst eine Erfassung der Computer, Server und sonstigen Netzwerk-Komponenten durchführen und anschließend eine vollständige IT-Dokumentation aller Hardware und Software sowie ihres Active Directories erstellen. Zentrale Docusnap Installation […]

Was sind managed Services in der IT

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Managed Services | Die Vorteile von IT-Dienstleistungen im Outsourcing

Bei Managed Services handelt es sich um eine Auslagerung bestimmter IT-Bereiche an einen externen Dienstleister. Per Vertrag mit monatlich vereinbarter Leistung und Kostenstruktur können Unternehmer ihren primären Fokus auf das Kerngeschäft lenken und die IT-Aufgaben an Spezialisten übertragen.

Durch die Auslagerung werden hohe Kosten gespart und ein Konzept genutzt, das sich nicht nur bei großen Konzernen, sondern auch beziehungsweise gerade bei mittelständischen Unternehmen bewährt. Ein eigener Inhouse-IT-Experte wird nicht benötigt, wodurch die Personalkosten sinken und die Buchung eines Managed Service zu einer vorteilhaften Preis-Leistungs-Entscheidung wird.

Durch versierte Systemhauspartner mehr Sicherheit erzielen

Wartung der Unternehmens-IT mit Managed Services

In der Vergangenheit sprach man im Zusammenhang mit dieser Dienstleistung von einem Wartungsvertrag. Ähnlich der Wartung von Heizungs- und Sanitäranlagen bedeutet der Managed Service, dass die vertraglich vereinbarten Dienstleistungen ausgelagert und vom Vertragspartner zu einem Festpreis und in festen Intervallen erbracht werden. Die monatliche Basis zur IT-Wartung, der Betreuung von Servern oder die Fernwartung inklusive Notebooks, Laptops, Firmencomputer und Firewall ist eine innovative Methode, um wirtschaftlich effizient, sicher und ohne unvorhersehbare Systemausfälle zu arbeiten.

Für die Beseitigung aller Fehler in der IT ist ein extern beauftragter Spezialist zuständig, der aufgrund seiner Erfahrung Mängel und Funktionsstörungen frühzeitig erkennt und so einem Ausfall der Server oder einem Hackerangriff und seinen Folgen vorbeugen kann. Die IT-Dienste können individuell auf den Anspruch des Kunden abgestimmt und für einzelne Komponenten oder vollumfänglich beauftragt werden.

IT-Systemhauspartner sind in der Betreuung von Servern, Notebooks und PCs, der Überwachung der Netzwerk-Infrastruktur und der Firewalls erfahren. Durch die Möglichkeit der Fernwartung und Fernüberprüfung sparen Kunden hohe Kosten und vertrauen auf einen IT-Spezialisten, der im Bedarfsfall sofort eingreift und damit für einen reibungslosen Ablauf ohne Bugs, Blockaden und sicherheitsgefährdende Außeneinflüsse sorgt. In aller Regel wird dabei auch großer Wert auf eine nahtlose und einwandfreie IT-Dokumentation gelegt.

Mehr Effizienz durch Automatisierung auf externer Basis

Die Systemüberwachung (IT-Deutsch: Monitoring) erfordert an sich keine Präsenzpflicht des Dienstleisters, sondern wird aus der Ferne vorgenommen. Für den Unternehmer und Auftraggeber geht diese Orientierung mit einer Effizienzsteigerung einher und erweist sich als Vorteil, die vor allem im Bereich der Netzwerk- und Serverüberwachung immer häufiger gewählt wird. Per Monitoring haben beauftragte IT-Experten den Zustand des kompletten Netzwerks jederzeit im Blick und können ad hoc auf alle Veränderungen, Beeinträchtigungen und Einflüsse reagieren.

Bei Fehlermeldungen wird das Systemhaus, als ihr Vertragspartner des Auftraggebers über eine Fehlfunktion informiert. Dies wiederum ist ein Vorteil, da die Meldung direkt beim IT-Systemhaus eingeht und nach Schweregrad entscheiden lässt, ob eine Behebung der Fehler online möglich oder ein Vor-Ort Einsatz beim Kunden notwendig ist. Die in Managed Services integrierten Leistungen sind in der Regel individuell und auf den Bedarf des jeweiligen Kunden abgestimmt, wodurch dieses Konzept sowohl für den Betrieb eines einzelnen Servers, aber auch für den globalen Serverbetrieb mit mehreren Standorten geeignet ist. Dazu kann etwa auch die kontinuierliche Dokumentation der IT-Infrastruktur – bestehend aus Hardware und Software – gehören.

Die hohe Verfügbarkeit des Servicepartners ist ein weiterer Vorteil, der zur schnellen Fehlerbehebung durch jederzeit hörbare Alarmsignale beiträgt. Schließlich bringt es wenig Erfolg, wenn ein Fehler gemeldet wird aber niemand vor Ort ist, um sich um die Angelegenheit zu kümmern und die Sicherheit des Systems wiederherzustellen.

IT-Managed Service für Mittelständler besonders interessant

Managed Services: Das passende Angebot für Ihr Unternehmen

Jeder Unternehmer benötigt ein anderes Leistungspaket mit individuellen Serviceangeboten. Systemhäuser präsentieren eine Vielfalt verschiedener Wartungs- und Monitoring Programme, die im Wartungsvertrag vereinbart und bedarfsorientiert konzipiert werden. Die kontinuierliche Überwachung der IT-Infrastruktur wird zum monatlichen Festpreis realisiert und zieht keine Mehr- oder Folgekosten nach sich. Da die Orientierung auf Outsourcing Gehaltskosten sparen und auf einen festangestellten Mitarbeiter verzichten lässt, ist dieses Konzept für Mittelständler besonders interessant.

Monitoring für alle betriebenen Server und die Firewall sollte als Mindestleistung gewählt werden, während die Auswahl der anderen Komponenten am jeweiligen Bedarf und der Größe des Netzwerks ausgerichtet ist.

Ob Rundum-Sorglos-Paket oder Einzeldienstleistungen zur IT-Sicherheit, die Auslagerung geht mit dem Fokus auf erfahrene Spezialisten einher und steigert die Effizienz und Sicherheit im Unternehmen nachhaltig. Im Störungsfall reagieren Systemspezialisten sofort und entscheiden, ob ein Vor-Ort-Besuch beim Kunden notwendig oder ein Problem aus der Ferne behebbar ist. Der Kunde selbst kann sich im wöchentlichen oder monatlichen Report eine Übersicht zur Funktionalität und eingehenden Störungsmeldungen seiner IT informieren und auf ein transparentes Konzept vertrauen.

Fachleistungen in der IT zielführender als Eigenleistung

Netzwerke und Systeme werden immer komplexer, die Verknüpfungen der IT mit der Produktion, dem Vertrieb und sämtlichen Prozessen im Unternehmen steigt an und baut aufeinander auf. Ein Systemausfall geht mit immensen Kosten einher und kann vorübergehend zur völligen Betriebunterbrechnung führen.

Die Inanspruchnahme von Managed Services wirkt dieser Problematik entgegen und steigert die Sicherheit des nutzenden Unternehmens meist erheblich. Die Rundum-Überwachung aller Systeme und deren Funktionalität, das sofortige Eingreifen im Bedarfsfall und die Transparenz in der Leistungs- und Preisstruktur zeichnen diese Dienstleistung aus und untermauern die Vorzüge des IT Outsourcings.

Möchten auch Sie erfahren, wie Ihr Unternehmen von Managed Services profitieren kann? Die Vertriebs-Mitarbeiter der astiga GmbH erläutern Ihnen gerne das Konzept und bereiten Ihnen ein individuelles Angebot. Sprechen Sie uns an – es kostet nichts.

Datensicherung – was ist zu beachten?

Sicher in der Cloud

Vermutlich war jeder von uns schon mal in der Situation, dass eine Datei, ein Text, ein Entwurf oder ähnliches plötzlich verschwunden ist – ärgerlich, aber im Falle einer einzigen Position durchaus zu verkraften. Aber in einem Unternehmen kann Datenverlust schwerwiegende Konsequenzen haben, weswegen das Thema Datensicherung einen wichtigen Stellenwert einnehmen sollte.

Hardwaredefekte, Systemfehler und in vielen Fällen Benutzerfehler können dazu führen, dass Daten unwiderruflich gelöscht werden, was im Falle einer aktuellen Datensicherung kein allzu großes Problem darstellt. Hat man diese aber nicht, dann wird es problematisch und schnell ist die Arbeit von Wochen oder gar Monaten einfach zu nichte gemacht.

Backup

Online Sicherung oder vor Ort: Hauptsache der Backup funktioniert

Daher ist es wichtig, die Daten regelmäßig in möglichst kurzen Intervallen zu sichern, diese Sicherung aktuell zu halten und immer wieder zu überprüfen, ob die Datensicherung auch funktioniert.
Die gesicherten Daten sollten von der EDV-Anlage örtlich entfernt aufbewahrt werden in einer geschützten Umgebung. Nur so kann gewährleistet werden, dass zum Beispiel bei einem Brand die Backups nicht mit vernichtet werden. Für kleine und mittelständische Unternehmen eignet sich hier die Online-Datensicherung am besten, bei dieser werden die Daten außer Haus gesichert, in den meisten Fällen in einem Rechenzentrum. Hierbei ist darauf zu achten, dass der externe Dienstleister die Inhalte nicht lesen kann und der Transfer in gesicherter Art und Weise stattfindet. In Deutschland gibt es eine Datensicherungs-Pflicht, die Grundsätze die für Betriebe auf dem Gebiet der Datensicherung gelten, sind seit 2002 verbindlich geregelt seitens des Bundesfinanzministeriums.

Ein wichtiger Punkt ist auch die Dokumentation der Datensicherung, in der die zuständigen Ansprechpartner und deren Kompetenzen, die entsprechenden Maßnahmen und Prioritäten, sowie der gesamte Ablauf der Sicherung schriftlich fixiert werden sollte.

Je nach Art und Umfang der zu sichernden Daten gibt es unterschiedliche Formen ein solches Backup zu erstellen:

Komplett-/ Vollsicherung:

Die zu sichernden Daten  bzw, Verzeichnisse werden komplett auf das Medium übertragen. Das ist der technisch einfachste Weg, der jedoch sehr viel Speicherplatz benötigt und je nach Umfang der Verzeichnisse auch unnötig viel Zeit in Anspruch nimmt. Dies bietet sich also eher für kleine Datenmengen und bei der erstmaligen Durchführung eines solchen Prozesses an.

Speicherabbildsicherung:

Bei dieser Variante werden nicht nur die reinen Nutzdaten einer Festplatte oder eines ähnlichen Mediums gesichert, sondern das Dateisystem inklusive der Benutzereinstellungen und des Betriebssystems. Diese Vorgehensweise ist dann von Vorteil, wenn ein Totalausfall des Computers auftreten sollte und man die Daten auf einem anderen Gerät problemlos wieder herstellen möchte.

Differenzielle Sicherung:

Hier werden lediglich die Daten gesichert, die seit der letzten Komplettsicherung verändert wurden oder neu dazugekommen sind, dies spart Zeit und Speicherplatz im Vergleich zu der ersten Variante, bei der ja auch Daten gesichert werden, die sich nicht verändert haben. Technisch ist diese Form etwas komplizierter, da man eine Backup-Software benötigt, welche aber dennoch relativ einfach zu programmieren ist.

Inkrementelle Sicherung:

Im Unterschied zur differenziellen Sicherung wird hier nicht die letzte Vollsicherung als Basis genommen, sondern die letzte inkrementelle Sicherung, das heißt die Sicherungen hängen alle miteinander zusammen und im Gegensatz zur differenziellen Sicherung können hier ältere Versionen nicht einfach gelöscht werden, da diese alle miteinander verknüpft sind.

Das hört sich kompliziert an, aber wenn eine dieser Löungen einmal eingeführt wurde, läuft das fast alles von alleine – den komplizierten Teil übernehmen wir gerne!

Übrigens: In Zeiten wachsender Internet-Anbindungen und Bandbreite eignet sich ein moderner Online-Backup noch besser als lokale Sicherungen auf Festplatten oder Bänder (Tapes) um Ihre wertvollen Daten verschlüsselt und sicher an einem entfernten Ort zu speichern (in der Regel ein Rechenzentrum).

Vereinbaren Sie einen Termin mit uns, dann schauen wir welches Modell am besten zu ihrem Unternehmen passt!

 

 

IT-Dokumentation – warum denn das?

IT-Dokumentation

Diese Fragen stellen sich wohl täglich zahlreiche Unternehmer, im Idealfall weil sie im Netz über einen Artikel wie diesen stolpern, im schlechtesten Fall weil nichts mehr funktioniert und ein externer IT-Dienstleister zu Hilfe gerufen werden musste, der nun nach einer solchen Dokumentation fragt. Das ist das Kernproblem – die Wichtigkeit einer IT-Dokumentation wird leider, gerade bei mittelständischen Unternehmen noch immer unterschätzt – bis der Fall eintritt bei dem man sie braucht, aber dann ist es defintiv zu spät.

Wofür braucht man eine solche Dokumentation?

Oftmals ist es im Fall kleiner und mittelständischer Unternehmen nur ein Mitarbeiter plus sein Vertreter, die für die IT zuständig sind, Teile sind gegebenenfalls auch extern vergeben. Doch was passiert wenn beide ausfallen, oder wenn einer der Wissensträger kündigt? Durch einen Brand oder Wasserschaden Teile der IT-Landschaft beschädigt werden? Dann bedarf es einer lückenlosen IT-Dokumentation, denn nur so lässt sich der Schaden bestmöglich begrenzen und alles zeitnah wieder zum Laufen bringen.

Wie muss die IT-Dokumentation aufgebaut sein?

IT-Dokumentation

IT-Dokumentation

Da bei dem Thema Dokumentation in der IT bisher kein einheitliche Standart vorgibt, wie diese Dokumentation aufgebaut zu sein hat ist es wichtig, dass man die Dokumentation an den Prozessen der eigenen Organisation orientiert aufbaut. Prozesse in der IT unterliegen einem ständigen Wandel, so dass die IT-Dokumentation sich flexibel anpassen lassen sollte und regelmäßig gepflegt werden muss, um immer auf dem aktuellesten Stand zu sein. Dies  ist zwar mit regelmäßigem Zeitaufwand verbunden, was sich aber defintiv auszahlt, da eine aktuelle und vollständige IT-Dokumentation in vielen Fällen auch eine deutliche Zeitersparnis bedeutet.

Basis jeder IT-Dokumentation sollte ein Betriebshandbuch sein, darin wird aufgeführt welche Komponenten die IT-Struktur beinhaltet (Server, Systeme, etc.), die dazugehörige Prozessbeschreibung und wer dafür der Ansprechpartner ist. Zusätzlich sollten darin Wartungen und Störungen dokumentiert werden, wodurch für den Regelbetrieb alles nachvollzogen werden kann.

Zusätzlich muss es ein so genanntes Notfallhandbuch geben, welches Vorgehensweisen und Regelungen für den Notfall definiert, hierzu sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, damit die Prozesse nach einem Schadensereignis fest definiert sind. Dadurch können mögliche Fehlentscheidungen unterbunden und falsche Vorgehensweisen verhindert werden durch blinden Aktionismus. Desweiteren sollte es in jedem Unternehmen ein IT-Konzept geben, welches den grundsätzlichen Einsatz der Informationstechnologie im Unternehmen dokumentiert und als strategisches Konzept für die Gesamtorganisation verfasst wird. Eine IT-Sicherheitsrichtlinie, ein Sicherheitskonzept sowie ein Risikohandbuch runden das Ganze ab.

Gerne untertsützen wir Sie bei der Dokumentation, da diese eine reibungslose Zusammenarbeit deutlich erleichtert und schnelle Erfolge garantiert. Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne!

 

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IT-Dokumentation mit docusnap

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Netzwerk-Inventarisierung und die halb-automatische Erstellung einer IT-Dokumentation sind mit docusnap kein Hexenwerk – wenn man weiß wie es geht. Wir erläutern hier im Tutorial wie Sie mit docusnap erst eine Erfassung der Computer, Server und sonstigen Netzwerk-Komponenten durchführen und anschließend eine vollständige IT-Dokumentation aller Hardware und Software sowie ihres Active Directories erstellen. Zentrale Docusnap Installation […]